ULKOINEN TIETOSUOJASELOSTE
12.12.2023 Päivitys. Emme tällä hetkellä kerää mitään tietoja sivustoltamme.
Tietosuojaselostetta on päivitetty viimeksi 6.3.2023.
1 REKISTERINPITÄJÄ
Solave Oy, Y-tunnus 3278168-1 (“Solave”)
Osoite: Keilaranta 1, 02150 Espoo
2 YHTEYSTIEDOT TIETOSUOJAA KOSKEVISSA ASIOISSA
Solave Oy:n tietosuojasta vastaavana henkilönä toimii Johanna Sorsa.
Sähköpostiosoite: johanna.sorsa@solave.fi
Puhelin: +358 40 842 4659
3 SELOSTEEN KATTAMA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY
3.1 Tässä selosteessa kerrotaan, miten Solave käsittelee seuraavien henkilöryhmien henkilötietoja:
(a) henkilöt, jotka toimivat edustajina tai työntekijöinä Solaven asiakasyhtiöissä;(b) Solaven potentiaalisten asiakkaiden edustajat ja työntekijät, joille palveluita ja tuotteita markkinoidaan;
(c) Solaven olemassa olevien ja potentiaalisten toimittajien, alihankkijoiden ja yhteistyökumppaneiden edustajat ja työntekijät;
(d) Solaven yhteistyökumppaneiden asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden sekä potentiaalisten asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden edustajat ja työntekijät;
(e) uutiskirjeen tilaajat; ja
(f) vierailijat Solaven verkkosivuilla.
3.2 Tässä selosteessa tarkoitetaan termillä ”henkilö” kaikkia näitä kaikkia yllä lueteltuja luonnollisia henkilöitä.
4 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTEET
4.1 Tietojen keräämisen välttämättömyys
4.1.1 Henkilötietojen toimittaminen Solavelle on välttämätöntä Solaven palveluiden tuottamiseksi ja sopimusvelvoitteiden toteuttamiseksi. Jos Solavelle ei toimiteta pyydettyjä henkilötietoja, Solave ei voi täyttää velvoitteitaan sopimuskumppanina.
4.1.2 Jos henkilö asioidessaan Solaven asiakaspalvelun kanssa tai hoitaessaan reklamaatio- tai takuuasiaa kieltäytyy antamasta tilauksen tai asiakkuuden tunnistamiseksi tarpeellisia henkilötietoja, Solave ei voi tarjota asiakkaalleen tämän tarvitsemaa palvelua.
4.1.3 Evästetietojen osalta henkilö voi kieltää suurimman osan Evästeistä (kuten määritelty jäljempänä), mutta jotkut Evästeet ovat välttämättömiä Solaven verkkosivuston häiriöttömän toiminnan takaamiseksi. Muiden Evästeiden estäminen ei estä Solaven verkkosivuilla asioimista, mutta Evästeet sallimalla kokemus voi olla mieluisampi.
4.1.4 Muiden tietojen, kuten uutiskirjesuostumuksen, osalta henkilö voi vapaasti valita, antaako niitä Solavelle.
4.2 Henkilötietoja käsitellään seuraavissa tarkoituksissa:
(a) Sopimusten solmimisen ja asiakastilausten yhteydessä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat asiakkuuden, sopimusten ja yhteystietojen hallinta, tilausten käsittely ja tilattujen tuotteiden tai palveluiden toimittaminen, tilausten arkistointi, reklamaatioiden ja takuuasioiden hoitaminen, laskutuksen ja maksujen käsittelyn ja perintätoimenpiteiden hoitaminen sekä muiden sovittujen toimenpiteiden läpivienti.
(b) Solaven toiminnan, asiakaskokemuksen ja palveluiden kehittäminen sekä raporttien luominen Solaven toiminnasta, kuten aktiviteeteista ja kaupoista.
(c) Asiakkuuden ylläpitäminen ja asiakaspalvelun tarjoaminen sekä asiakkaan kanssa käydyn viestinnän seuraaminen.
(d) Palveluiden tai tavaroiden hankkiminen ja yhteistyösuhteen edistäminen tai sopimussuhteeseen liittyvien ongelmien ja/tai vikatilanteiden selvittäminen.
(e) Solaven lakimääräisten velvollisuuksien hoitaminen, kuten kirjanpitovelvoitteet ja tietoturvavelvoitteet.
(f) Tietojen antaminen Solaven tai Solaven yhteistyökumppaneiden palveluista ja Solaven tai Solaven yhteistyökumppaneiden palveluiden myynti ja markkinointi lain sallimissa rajoissa, mukaan lukien kohdennetun sisällön ja markkinoinnin tuottaminen.
(g) Solaven verkkosivusto käyttää evästeitä ja vastaavia teknologioita alla kohdassa ”Evästeet” sekä Solaven verkkosivuston evästetyökalussa kerrotun mukaisesti. Selvyyden vuoksi todetaan, että evästetiedoista ei voida useinkaan suoraan tunnistaa yksittäistä henkilöä, vaan ainoastaan tämän käyttämä laite.
(h) Solaven asiakastietojen turvallisuuden hallinta ja väärinkäytösten estäminen.
4.3 Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ovat:
(a) Kun henkilö tekee organisaationsa nimissä sopimuksen tai sopimukseen liittyvän tilauksen, käsittelyn oikeusperusta on Solaven ja henkilön edustaman organisaation välinen sopimussuhde ja tarpeelliset toimenpiteet sopimuksen solmimiseksi ja sopimuksen täytäntöönpanemiseksi.
(b) Kun Solave ostaa toimittajalta, alihankkijalta tai yhteistyökumppanilta palveluita tai tuotteita tai on yhteydessä yhteyshenkilöön tällaisiin palveluihin tai tuotteisiin liittyen, käsittelyn oikeusperusta on Solaven ja henkilön edustaman organisaation välinen sopimussuhde ja tarpeelliset toimenpiteet sopimuksen solmimiseksi ja sopimuksen täytäntöönpanemiseksi.
(c) Kun Solave käsittelee henkilötietoja tietoturva-asioissa tai kirjanpidon yhteydessä, oikeusperusta on Solaven lakimääräiset velvollisuudet.
(d) Kun henkilö tekee edustamansa organisaation puolesta reklamaation tuotteesta, käsittelyperusta on Solaven ja asiakkaan välisen sopimuksen täytäntöönpano.
(e) Käsittelyperusta on Solaven oikeutettu etu, henkilön suostumus tai sopimuksen täytäntöönpanoon liittyvät käsittelytoimet, kun Solave antaa asiakaspalvelua tai huolehtii asiakkuudesta muunlaisin kuin yllä mainituin toimenpitein.
(f) Käsittelyperusta on suostumus tilanteissa, joissa Solave jakaa asiakkaan tai potentiaalisen asiakkaan edustajien tai työntekijöiden henkilötietoja yhteistyökumppaneille sitä varten, että asiakas tai potentiaalinen asiakas voi solmia sopimuksen yhteistyökumppanin kanssa.
(g) Silloin kun lainsäädännön mukaan markkinointiin vaaditaan suostumus, oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on suostumus. Jos lainsäädäntö ei vaadi suostumusta, oikeusperuste henkilötietojen käsittelemiselle markkinointiin on Solaven oikeutettujen etujen toteuttaminen.
(h) Oikeutettu etu on käsittelyperuste myös silloin, kun henkilötietoja käsitellään Solaven palveluiden, asiakaskokemuksen tai toiminnan kehittämiseen.
(i) Silloin kuin evästetietojen käsittelyyn vaaditaan henkilön suostumus, oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on suostumus. Jos lainsäädäntö ei edellytä suostumusta, oikeusperuste on Solaven oikeutettujen etujen toteuttaminen.
Jos Solaven oikeutettujen etujen toteuttaminen on oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle, Solave on toteuttanut seuraavan punninnan:
Oikeutettu etu on olemassa, koska henkilön edustaman organisaation ja Solaven välillä on relevantti ja asianmukainen suhde, kuten asiakassuhde tai Solaven selvityksen mukaan henkilö työskentelee työtehtävissä, joissa Solaven tarjoamista palveluista voisi olla henkilölle hyötyä, taikka henkilö on osoittanut kiinnostusta Solaven palveluihin esimerkiksi vierailemalla Solaven verkkosivuilla lukemalla Solaven kirjoituksia Linkedinissä. Henkilön edut ja perusoikeudet ja vapaudet eivät vaarannu erityisesti siksi, että erityisiä henkilötietoryhmiä ei oikeutetun edun nojalla käsitellä ja henkilö osaa odottaa Solaven käsittelytoimenpiteitä eivätkä Solaven toimenpiteet poikkea tavanomaisista markkinointitoimenpiteistä. Solaven palveluiden markkinointi tai toimittaminen, sopimusvelvoitteiden täyttäminen tai yhteistyö henkilön kanssa ei olisi myöskään mahdollista ilman henkilötietojen käyttöä. Henkilötietoja ei myöskään ole mahdollista täysin sulkea käsiteltävien tietojen ulkopuolelle, kun Solave käsittelee tietoja liiketoimintansa kehittämisen tarkoituksissa. Tällöin henkilöiden etuihin ja oikeuksiin käsittelystä kohdistuva riski on kuitenkin hyvin vähäinen.
5 KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIETORYHMÄT
Solave käsittelee edellä lueteltuihin tarkoituksiin seuraavia henkilötietoryhmiä:
(a) etu- ja sukunimet;
(b) organisaation osoite;
(c) maa;
(d) kielivalinta palveluissa ja verkkosivuilla;
(e) sähköpostiosoite;
(f) puhelinnumero;
(g) muut yhteystiedot;
(h) henkilön edustama organisaatio;
(i) henkilön asema tai työrooli organisaatiossa;
(j) laskutustiedot ja lähetetyt laskut;
(k) tieto organisaatiosta, jonka nimissä henkilö tilaa tuotteen tai palvelun;
(l) muistiinpanot tapaamisista tai puheluista henkilön kanssa;
(m) tapahtumaloki henkilön toimenpiteistä verkkosivuilla;
(n) toimitustunnukset ja tilaustunnukset;
(o) reklamaatiot ja takuuasiat;
(p) sähköposti- tai muu kirjeenvaihto henkilön kanssa;
(q) evästeiden keräämät tiedot – esimerkiksi käytetty selain ja laite, IP-osoite ja vierailun kesto sekä tieto uutiskirjeen avaamisesta ja linkin klikkaamisesta sekä muu toiminta verkkopalveluissa;
(r) tieto siitä, että henkilö on tilannut uutiskirjeen;
(s) henkilön antamat ja peruuttamat suostumukset;
(t) tieto henkilön asettamasta suoramarkkinointiestosta;
(u) vastaukset asiakaskyselyihin ja muu palaute;
(v) käyttäjätunnukset verkkopalveluissa; ja
(w) muut henkilöstä eri verkkopalveluissa kerrotut tiedot, kuten työhistoria.
6 HENKILÖTIETOJEN LÄHTEET
Henkilötietojen lähteitä ovat:
(a) henkilö itse;
(b) henkilön edustama organisaatio;
(c) markkinointitietoja tarjoavat palvelut;
(d) Solavelle palveluita toimittavat yhteistyökumppanit.
7 HENKILÖTIETOJEN VIENTI, SIIRROT JA LUOVUTUKSET
7.1 Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät
7.1.1 Solaven lukuun henkilötietoja käsittelevät palveluita toimittavat ICT:n, taloushallinnon, laskutusjärjestelmien, asiakkuudenhallintajärjestelmien (CRM), ja asiakaskyselyiden, tiedotteiden ja vastaavien postitusjärjestelmien ja muiden vastaavien tukipalveluiden toimittajat, ja kaikkien niiden alihankkijat. Nämä tahot käsittelevät henkilötietoja tässä tarkoituksessa ainoastaan tuottaakseen palveluita ja järjestelmiä Solavelle, eivätkä käsittele henkilötietoja muihin tarkoituksiin.
7.1.2 Edellä mainittuja Solaven käyttämiä kolmansia osapuolia ovat esimerkiksi:
(a) Pipedrive OÜ (Saksa): asiakkuudenhallinta- ja myyntijärjestelmä;
(b) Google Inc. (EU, Yhdysvallat): sähköposti- ja ohjelmistopalveluiden sekä tiedostojen tallennuspalvelun toimittaja;
(c) Microsoft Corporation (EU): sähköpostijärjestelmän ja toimistosovellusten toimittaja; ja
(d) Visma Solutions Oy (EU, Yhdysvallat): taloushallinto- ja laskutusjärjestelmän toimittaja.
7.1.3 Henkilötietoja voidaan erityisissä tilanteissa myös luovuttaa seuraaville kolmansille osapuolille:
(a) Lain vaatiessa tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, kuten poliisille.
(b) Solave voi luovuttaa tietoja myös muille tahoille, kuten käyttämilleen asianajajille, pankeille ja vakuutusyhtiöille, joiden toimintaa on lailla säännelty ja jotka siksi käsittelevät tietoja rekisterinpitäjinä eivätkä Solaven käsittelijöinä.
(c) Solave voi luovuttaa evästetietoja myös Evästeitä tarjoaville palveluntarjoajille, mikäli henkilö antaa siihen suostumuksensa. Lisätietoja Evästeistä on kerrottu alla kohdassa 8 sekä evästetyökalussa Solaven verkkosivuilla.
(d) Solave voi luovuttaa henkilötietoja sellaisille yhteistyökumppaneille, joiden tarjoamia palveluita Solaven asiakas tai potentiaalinen asiakas on ilmoittanut olevansa itse kiinnostunut käyttämään.
7.2 Tilanteet, joissa Solave ja palveluntarjoaja jakavat keskenään tietoja
7.2.1 Tilanteissa, joissa Solave hallinnoi omaa sivuaan kolmannen osapuolen palvelussa ja hankkii tältä kolmannelta osapuolelta tietoja, kuten analytiikkatietoja sivunsa kävijöistä, sekä Solave että kolmas osapuoli toimivat osaltaan rekisterinpitäjinä. Solave käsittelee tietoja tämän selosteen mukaisiin tarkoituksiin ja palveluita tarjoava taho oman tietosuojakäytäntönsä mukaisesti.
(i) Linkedin-sivu
• Linkedinin tietosuojatiedote: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy
• Linkedinin yhteystiedot:
LinkedIn Ireland Unlimited Company
Attn: Legal Dept. (Privacy Policy and User Agreement)
Wilton Plaza
Wilton Place, Dublin 2
Irlanti
(ii) Facebook-sivu ja Facebook Insights -palvelu
• Facebookin tietosuojatiedote: https://www.facebook.com/policy
• Page Insights -palvelun tiedote:
• Lisätietoja Facebook Insights -palvelussa käsiteltävistä henkilötiedoista: https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum
• Facebookin yhteystiedot:
Meta Platforms Ireland Ltd.
4 Grand Canal Square,
Grand Canal Harbour,
Dublin 2
Irlanti
(iii) Instagram
• Instagramin tietosuojatiedote: https://privacycenter.instagram.com/policy
• Instagramin yhteystiedot:
Meta Platforms Ireland Ltd.
4 Grand Canal Square,
Grand Canal Harbour,
Dublin 2
Irlanti
7.3 Tietojen vientiä koskevat lisätiedot
7.3.1 Solave ei siirrä henkilötietoja Euroopan talousalueen (”ETA”) tai Euroopan Unionin (”EU”) ulkopuolelle, jollei se ole oikeutettu tekemään niin sovellettavan lain perusteella tai jollei asiakas tai kyseinen henkilö ole antanut lupaa tai ohjeistanut tekemään niin. Näin voi olla esimerkiksi tilanteessa, jossa asiakasyritys sijaitsee EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella.
7.3.2 Solaven käyttämät kolmannet osapuolet ja niiden alihankkijat voivat siirtää henkilötietoja myös ETA:n ja EU:n ulkopuolelle ja käsitellä niitä ETA:n ja EU:n ulkopuolella. Solave velvoittaa sopimuksella alihankkijoitaan huolehtimaan siitä, että siirrossa noudatetaan asianmukaisia suojatoimia, kuten Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita. Henkilön on kuitenkin hyvä tiedostaa, että ETA- ja EU-alueiden ulkopuolella henkilötietojen suoja ei välttämättä ole samantasoinen kuin näiden alueiden sisäpuolella.
8 SOLAVEN KÄYTTÄMÄT EVÄSTEET
8.1 Solave käyttää ja tallettaa henkilön laitteelle evästeitä ja vastaavia teknologioita, kuten pikseleitä ja majakoita, kun henkilö vierailee Solave verkkosivuilla tai Solave sivuilla kolmansien osapuolten tarjoamissa palveluissa taikka avaa Solaven uutiskirjeen. Selvyyden vuoksi jatkossa kaikista edellä kuvatuista teknologioista käytetään nimitystä ”Evästeet”.
8.2 Solave pyytää suostumuksen Evästeiden asettamiseen, kun henkilö ensimmäisen kerran vierailee Solaven verkkosivuilla. Evästeasetuksia pääsee muuttamaan evästetyökalun kautta myöhemminkin. Henkilö voi kieltää Evästeiden käytön myös selaimensa tai puhelimensa asetuksissa.
8.3 Monien personoitua mainontaa tarjoavien palveluntarjoajien osalta henkilö voi kieltää tietojensa käytön mainontaan ja uudelleenmarkkinointiin myös seuraavien kolmansien osapuolten palveluiden avulla: European Interactive Digital Advertising Alliance (EDAA) https://www.youronlinechoices.eu/ ja Network Advertising Initiative https://optout.networkadvertising.org/?c=1.
8.4 Verkkosivujen tai muun palvelun toiminnan kannalta välttämättömiä Evästeitä ei voi välttämättä poistaa, eikä niiden käyttäminen edellytä suostumusta.
8.5 Solavella on käytössään seuraavat kolmansien osapuolten palvelut, joiden tarjoajille Solave luovuttaa Evästeiden avulla kerättyjä henkilötietoja tai jotka muuten käsittelevät henkilötietoja Solaven toimeksiannosta sekä mainituissa ehdoissaan kuvattuihin tarkoituksiin:
(a) Google Analytics: analytiikka, mainosten personointi ja uudelleenmarkkinointi
(b) Google Tag Manager: taginhallinta
(c) Google AdSense: mainonta, mainosten personointi ja uudelleenmarkkinointi
(i) Edellä mainitut Evästeet tarjoaa Google Inc., jonka yhteystiedot ovat:
1600 Amphitheatre Parkway,
Mountain View,
CA 94043, USA.
(ii) Lisätietoja siitä, miten palveluntarjoaja käyttää Evästeiden avulla kerättyjä tietoja, saa seuraavista osoitteista:
https://policies.google.com/technologies/partner-sites
https://policies.google.com/privacy
(iii) Henkilö voi muokata suostumustaan kyseisen palveluntarjoajan suorittamaan personoituun markkinointiin myös täällä: https://adssettings.google.com/.
(d) Facebook Custom Audience Pixel: mainonta, analytiikka, mainosten personointi ja uudelleenmarkkinointi
(i) Edellä mainitun Evästeen tarjoaa Facebook Ireland Limited, jonka yhteystiedot ovat:
4 Grand Canal Square,
Grand Canal Harbour,
Dublin 2, Irlanti
(ii) Lisätietoja siitä, miten palveluntarjoaja käyttää Evästeiden avulla kerättyjä tietoja saa täältä: https://www.facebook.com/policy.php.
(iii) Palveluntarjoajan palveluiden käyttäjäksi itse rekisteröitynyt henkilö voi muokata suostumustaan kyseisen palveluntarjoajan suorittamaan personoituun markkinointiin myös omissa asetuksissaan kyseisessä palvelussa.
(e) Linkedin Insight Tag: mainonta, analytiikka, mainosten personointi ja uudelleenmarkkinointi
(i) Edellä mainitun Evästeen tarjoaa LinkedIn Ireland Unlimited Company, jonka yhteystiedot ovat:
LinkedIn Ireland Unlimited Company
Attn: Legal Dept. (Privacy Policy and User Agreement)
Wilton Plaza
Wilton Place, Dublin 2, Irlanti.
(ii) Lisätietoja siitä, miten palveluntarjoaja käyttää Evästeen avulla kerättyjä tietoja, saa seuraavista osoitteista: https://www.linkedin.com/help/linkedin/answer/65521 https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy
(iii) Palveluntarjoajan palveluiden käyttäjäksi itse rekisteröitynyt henkilö voi muokata suostumustaan kyseisen palveluntarjoajan suorittamaan personoituun markkinointiin myös omissa asetuksissaan kyseisessä palvelussa.
9 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
9.1 Henkilötiedot tuhotaan sen jälkeen, kun Solavella ei ole laillista oikeutta tai velvollisuutta säilyttää henkilötietoja. Henkilötietoja voidaan myös anonymisoida ja käyttää tämän jälkeen analytiikkatarkoituksessa.
9.2 Sopimussuhteeseen liittyviä tietoja käsitellään pääsääntöisesti sopimussuhteen ajan ja sen jälkeen sopimussuhteeseen liittyvien vaatimusten esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi tarpeellisen kanne- ja reklamaatioajan. Pääsääntöisesti säilytysaika esimerkiksi asiakassopimuksille ja kirjeenvaihdolle asiakkuuteen liittyen on sopimussuhteen kesto ja sopimuksen päättymistä seuraavat kolme vuotta. Sopimussuhteeseen liittyvää henkilötietoa voidaan käsitellä tämän jälkeenkin, jos käsittelyyn on muu kuin sopimussuhteeseen liittyvä hyväksyttävä ja lainmukainen tarkoitus, esimerkiksi markkinointitarkoitus.
9.3 Myyntitositteet ja muu kirjanpitomateriaali säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan eli pääsääntöisesti kymmenen vuotta sen tilikauden päättymisestä, jonka aikana ostotapahtuma tehtiin. Näihin voi sisältyä esimerkiksi yhteyshenkilöiden nimitietoja tai muita henkilötietoja.
9.4 Markkinointitarkoituksessa hankittua tietoa, joka ei ole asiakastietoihin sisältyvää tietoa, säilytetään sen aikaa, kuin markkinointikampanja on käynnissä ja kohtuullisen ajan sen jälkeen. Tyypillinen markkinointisykli on yksi vuosi.
9.5 Mikäli henkilö kieltää henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin, Solave säilyttää tiedon suoramarkkinointikiellosta niin kauan, kun henkilö Solavella olevan tiedon mukaan toimii organisaation edustajana tai kun organisaatio on Solaven asiakas, alihankkija tai yhteistyökumppani. Mikäli henkilön edustamalla organisaatiolla ja Solavella ei ole sopimussuhdetta ja henkilö kieltää henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointiin, tietoa suoramarkkinointikiellosta kyseiseen sähköiseen osoitteeseen säilytetään, kunnes henkilö antaa suostumuksen suoramarkkinointiin.
9.6 Solave säilyttää myös tiedon rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisesta, kuten vastauksista rekisteröidyn tietopyyntöihin, tarpeellisen kanne- ja reklamaatioajan.
9.7 Henkilötiedoiksi luettavien evästetietojen säilytysaika riippuu siitä, minkä tyyppisestä Evästeestä on kyse.
10 OIKEUS SAADA PÄÄSY HENKILÖTIETOIHIN
10.1 Henkilöllä on pyynnöstä oikeus saada tieto siitä, mitä häntä koskevia henkilötietoja Solave käsittelee tai tieto, että henkilötietoja ei käsitellä.
10.2 Jos Solave käsittelee henkilön henkilötietoja, Solave luovuttaa henkilölle hänen pyynnöstään jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista sekä seuraavat tiedot:
(a) käsittelyn tarkoitukset;
(b) kyseessä olevat henkilötietoryhmät;
(c) vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai on tarkoitus luovuttaa;
(d) henkilötietojen säilytysaika tai sen määrittämisen perusteet;
(e) henkilön oikeus pyytää Solavelta häntä itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka vastustaa tällaisten henkilötietojen käsittelyä;
(f) oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja valvontaviranomaisen yhteystiedot;
(g) tiedot käsiteltävistä henkilötiedoista ja tieto siitä, mistä henkilötiedot on saatu; ja
(h) automaattisen päätöksenteon olemassaolo ja tiedot tällaisen päätöksenteon merkittävyydestä ja seurauksista.
10.3 Jos henkilö pyytää useampia jäljennöksiä, Solave voi periä niistä kohtuullisen maksun hallinnollisiin kustannuksiin perustuen.
11 OIKEUS TIETOJEN SIIRTÄMISEEN
Jos Solave käsittelee henkilön henkilötietoja automaattisesti perustuen henkilön suostumukseen tai henkilön kanssa tehtyyn sopimukseen, henkilö voi pyytää:
(a) saada ne henkilötietonsa, jotka hän on toimittanut Solavelle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa; ja
(b) saada kyseiset tiedot siirretyksi samassa muodossa suoraan toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.
12 OIKEUS VASTUSTAA KÄSITTELYÄ
12.1 Henkilöllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, jos Solave käsittelee henkilötietoja (i) Solaven oikeutettujen etujen toteuttamiseksi tai (ii) henkilön elintärkeän edun suojaamiseksi. Henkilöllä ei kuitenkaan ole tätä vastustusoikeutta, jos Solaven käsittelyyn on henkilön intressit syrjäyttävä lainmukainen syy.
12.2 Henkilöllä on aina oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointiin. Suoramarkkinointia voi vastustaa myös myöhemmin, jolloin helpoin tapa kieltää sähköinen suoramarkkinointi on käyttää sitä varten tarjottua linkkiä kussakin viestissä.
13 OIKEUS RAJOITTAA KÄSITTELYÄ
13.1 ”Käsittelyn rajoittamisella” tarkoitetaan säilytettyjen henkilötietojen käsittelyä tulevaisuudessa vain rajoitetusti.
13.2 Henkilön pyynnöstä Solave rajoittaa käsittelyä seuraavissa tilanteissa:
(a) henkilö kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden. Silloin käsittelyä rajoitetaan siksi ajaksi, jonka kuluessa Solave voi varmistaa henkilötietojen paikkansapitävyyden;
(b) käsittely on lainvastaista ja henkilö vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käsittelyn rajoittamista;
(c) Solave ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja niiden käsittelytarkoituksiin, mutta henkilö tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi; tai
(d) henkilö on vastustanut henkilötietojensa käsittelyä. Silloin käsittelyä rajoitetaan kunnes on todennettu, onko Solavella silti oikeutetut perusteet henkilötietojen käsittelyyn.
13.3 Yllä mainituissa tilanteissa Solave käsittelee henkilötietoja vain:
(a) henkilön suostumuksella tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi;
(b) toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi;
(c) Euroopan Unionin tai sen jäsenvaltion tärkeää yleistä etua koskevasta syystä; ja/tai
(d) henkilötietojen tallentamiseksi.
14 OIKEUS PYYTÄÄ TIETOJEN POISTAMISTA
14.1 Henkilöllä on oikeus pyytää henkilötietojensa poistamista, jos jokin seuraavista edellytyksistä täyttyy:
(a) henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
(b) henkilö peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
(c) henkilö vastustaa käsittelyä kohdan 12 mukaisesti eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä;
(d) henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
(e) henkilötiedot on poistettava Solaveen sovellettavan EU:n tai sen jäsenvaltion oikeuden noudattamiseksi.
14.2 Solavella ei ole kuitenkaan velvollisuutta poistaa henkilötietoja yllä olevilla perusteilla, jos henkilötietojen käsittely on tarpeen:
(a) sananvapautta ja tiedonvälityksen vapautta koskevan oikeuden käyttämiseksi;
(b) käsittelyä edellyttävän Solavea sitovan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista varten;
(c) kansanterveyteen liittyvää yleistä etua koskevista syistä, lain mukaisin perustein;
(d) yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia taikka tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten, lain mukaisin perustein; tai
(e) oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
15 OIKAISEMINEN JA OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE
15.1 Solave korjaa, poistaa tai täydentää ilman aiheetonta viivytystä henkilön pyynnöstä käsittelyn tarkoitus huomioon ottaen virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita henkilötietoja.
15.2 Jos Solave ei toteuta henkilön pyytämiä tämän selosteen kohtien 10–15.1 mukaisia toimenpiteitä, Solave ilmoittaa henkilölle tästä ja sen syistä viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Solave ilmoittaa rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt. Henkilö voi myös viedä asian valvontaviranomaisen käsiteltäväksi.
15.3 Jos henkilö katsoo, että Solave käsittelee hänen henkilötietojaan lainvastaisesti, henkilö voi tehdä valituksen valvontaviranomaiselle. Suomen viranomaisen yhteystiedot ovat:
www.tietosuoja.fi
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Puh: 029 566 6700 (vaihde)
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
16 TIETOTURVA
Solave käyttää esimerkiksi seuraavia menetelmiä suojatakseen sen laitteilla olevia henkilötietoja:
(a) Alihankkijoille toimitettavien henkilötietojen määrä ja laatu on rajattu vastaamaan alihankkijan toimeksiantoa.
(b) Mekaaniset tai elektroniset lukot Solaven tiloissa.
(c) Elektroniset valvontajärjestelmät Solaven tiloissa.
(d) Kahdennetut palomuurijärjestelmät ja haittaohjelmien estojärjestelmät Solaven ICT-järjestelmissä.
(e) Pääkäyttäjien rajoitettu määrä.
(f) Henkilökohtaiset käyttäjätunnukset järjestelmiin ja lokitietojen tallettaminen, mikä mahdollistaa käytön seurannan.
(g) Rajoitetut pääsyoikeudet tietoihin.
(h) Solaven henkilökunnan ammattitaito ja koulutus.
(i) Varmuuskopiointi.
17 AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO
Solave hyödyntää markkinoinnissaan automatisoituja työkaluja. Solave ei kuitenkaan toiminnassaan käytä automaattista tietojen käsittelyä sellaiseen päätöksentekoon, jolla olisi oikeudellisia vaikutuksia tai niitä vastaavia merkittäviä vaikutuksia henkilöihin.